Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis: Leitfaden Pflege 2026

Kurz gesagt: Die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis ist das Formular der Bundesagentur für Arbeit (BA), mit dem Ihre Einrichtung das Arbeitsangebot an eine Pflegekraft aus einem Drittstaat verbindlich beschreibt: Tätigkeit, Arbeitsort, Arbeitszeit, Urlaub, Vergütung, Tarifbindung und Berufsausübungserlaubnis. Die Pflegekraft legt es in der Regel mit dem Visumantrag vor; die Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde holt damit die Zustimmung der BA ein. Die BA prüft vor allem, ob die Pflegekraft nicht zu ungünstigeren Bedingungen als vergleichbare inländische Beschäftigte arbeitet (§ 39 Abs. 2 AufenthG). Meldet sie sich nicht innerhalb von zwei Wochen, gilt die Zustimmung als erteilt, im beschleunigten Fachkräfteverfahren nach einer Woche. Wer früher Klarheit möchte, kann als Arbeitgeber eine Vorabzustimmung bei der BA beantragen.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die aktuelle Rechtslage und die Entscheidungen der zuständigen Behörden. Stand: Oktober 2026.

Was ist die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis?

Das Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ (aktuelle Fassung EzB 02/2024) wird bei Arbeitskräften aus Drittstaaten ausgefüllt. Es dient laut BA zur Vorlage bei der Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde, wenn ein Aufenthaltstitel zur Beschäftigung beantragt wird, und zur Vorlage bei der BA selbst, wenn der Arbeitgeber eine Vorabzustimmung beantragt. Die Erklärung enthält grundsätzlich alle Angaben, die die BA für ihre Zustimmung braucht.

Mit der Unterschrift bestätigt Ihre Einrichtung zwei Voraussetzungen des § 18 Abs. 2 AufenthG: das konkrete Arbeitsplatzangebot (Nr. 1) und die Versicherung, dass die Beschäftigung tatsächlich ausgeübt werden soll (Nr. 4a). Den Arbeitsvertrag selbst müssen Sie nur vorlegen, wenn die Behörde ihn gesondert anfordert. Die Angaben im Formular müssen aber dem Inhalt des Arbeitsvertrags entsprechen.

Das Formular gibt es als PDF bei der Bundesagentur für Arbeit: Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis (PDF).

Was fragt das Formular ab?

Anlass: Ersterteilung, Verlängerung oder Arbeitgeberwechsel. Bei Verlängerung oder Arbeitgeberwechsel verlangt die BA Kopien der Gehaltsabrechnungen der ersten zwei und der letzten zwei Monate.
Arbeitgeber: Firma, Kontaktperson und die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs, die laut Formular immer einzutragen ist.
Beschäftigung: Beginn, Befristung, Überlassung an Dritte, Arbeitsort und eine genaue Beschreibung der Tätigkeit mit Fachrichtung und Funktionsbereich, zum Beispiel Station oder Wohnbereich.
Qualifikation: Berufsausbildung oder Studium und ob die zuständige Stelle die Gleichwertigkeit ganz, teilweise oder nicht festgestellt hat, mit Nachweis.
Berufsausübungserlaubnis: Das Formular nennt ausdrücklich § 1 Pflegeberufegesetz für Pflegefachkräfte und landesrechtliche Regelungen für Pflegehilfskräfte.
Arbeitszeit, Überstunden und Urlaub: Wochenstunden, Umfang und Ausgleich von Überstunden, Urlaubstage pro Jahr.
Arbeitsentgelt: Tarifbindung, Tarifvertrag und Entgeltgruppe sowie das Bruttoentgelt pro Stunde oder Monat und weitere Vergütungsbestandteile.
Sozialversicherung: ob in Deutschland Sozialversicherungspflicht besteht.

Praxistipp: Füllen Sie das Formular parallel zum Arbeitsvertrag aus und gleichen Sie Entgelt, Wochenstunden, Urlaub und Tätigkeitsbezeichnung Feld für Feld ab. Unklare Tätigkeitsbeschreibungen und Abweichungen zum Vertrag führen leicht zu Rückfragen. Wie sich ein Bruttogehalt in Netto übersetzt, zeigt unser Brutto-Netto-Rechner Pflege 2026.

Wann brauchen Sie das Zusatzblatt A?

Reist die Pflegekraft mit einem Aufenthaltstitel nach § 16d AufenthG ein, also für ein Anerkennungsverfahren mit Anpassungslehrgang oder im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaft, gehört das Zusatzblatt A (PDF) dazu. Es fragt unter anderem ab:

die zuständige Anerkennungsbehörde, den gestellten Antrag und, falls vorhanden, den Bescheid mit den festgestellten Unterschieden (Defizitbescheid);
bei überwiegend betrieblicher Qualifizierung einen Weiterbildungsplan, aus dem hervorgeht, wie die Unterschiede ausgeglichen werden;
bei einer Beschäftigung neben der Qualifizierung von mehr als 20 Wochenstunden den berufsfachlichen Zusammenhang zur späteren Tätigkeit;
bei der Anerkennungspartnerschaft die Vereinbarung zwischen Ihnen und der Pflegekraft und Ihre Eignung für Ausbildung oder Nachqualifizierung. Das Formular weist darauf hin, dass der (Teil-)Anerkennungsbescheid spätestens 12 Monate nach der Einreise vorliegen sollte;
die Deutschkenntnisse der Pflegekraft und ob sie begleitend weiter Deutsch lernt.

Mehr zu den beiden Wegen: Anerkennungspartnerschaft nach § 16d Abs. 3 und Kenntnisprüfung oder Anpassungslehrgang?

Was prüft die Bundesagentur für Arbeit?

Bei Fachkräften nach § 18a AufenthG kann die BA zustimmen, wenn die Pflegekraft nicht zu ungünstigeren Arbeitsbedingungen als vergleichbare inländische Beschäftigte arbeitet, eine qualifizierte Beschäftigung ausübt und ein inländisches Beschäftigungsverhältnis vorliegt (§ 39 Abs. 2 AufenthG). Eine Vorrangprüfung findet dabei grundsätzlich nicht statt. Die Zustimmung kann nach § 34 BeschV unter anderem auf einen Arbeitgeber, einen Betrieb, eine Tätigkeit oder eine Region beschränkt werden und wird für höchstens vier Jahre erteilt.

Die Zustimmung holt die Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde behördenintern ein. Sie gilt als erteilt, wenn die BA nicht innerhalb von zwei Wochen mitteilt, dass Informationen fehlen oder der Arbeitgeber Auskünfte nicht rechtzeitig erteilt hat; im beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a verkürzt sich diese Frist auf eine Woche (§ 36 Abs. 2 BeschV).

Vorabzustimmung: die BA vor dem Visumantrag einbinden

Nach § 36 Abs. 3 BeschV kann die BA schon vor der Zustimmungsanfrage der Behörde zustimmen. Laut Bundesagentur für Arbeit gilt für die Vorabzustimmung:

Zuständig ist die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV); der Antrag ist online möglich. Sie können auch Dritte, zum Beispiel eine Kanzlei, mit Vollmacht beauftragen.
Voraussetzung: Die Pflegekraft hat noch kein Visum und noch keinen Aufenthaltstitel zur Erwerbstätigkeit beantragt.
Gültigkeit: 9 Monate ab Ausstellung. In dieser Zeit muss das Visum oder der Aufenthaltstitel erteilt werden.
Anerkennungspartnerschaft: Zusätzlich verlangt die BA eine Bestätigung der ZAB, dass die Qualifikation im Ausbildungsstaat staatlich anerkannt ist, das Zusatzblatt A sowie die Verpflichtungserklärungen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber; ein (Teil-)Anerkennungsbescheid ist optional.

Das Bundesportal empfiehlt, den Antrag mindestens 6 Wochen vor dem Visumantrag zu stellen, und nennt eine Bearbeitungsdauer von 4 bis 6 Wochen. Fordert die BA weitere Auskünfte an, sind sie innerhalb eines Monats einzureichen. Das Zustimmungsschreiben geben Sie an die Pflegekraft weiter, die es beim Visumantrag vorlegt. Nutzt Ihre Einrichtung das beschleunigte Fachkräfteverfahren, holt die Ausländerbehörde die Zustimmung der BA selbst ein.

Ihre Pflichten als Arbeitgeber

Aufenthaltstitel prüfen und Kopie aufbewahren: für die gesamte Dauer der Beschäftigung, elektronisch oder auf Papier (§ 4a Abs. 5 AufenthG).
Vorzeitiges Ende melden: Endet die Beschäftigung vorzeitig, müssen Sie das der Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis mitteilen (§ 4a Abs. 5 Satz 3 Nr. 3 AufenthG).
Auskunft an die BA: Auf Anforderung geben Sie innerhalb eines Monats Auskunft zu Arbeitsentgelt, Arbeitszeiten und sonstigen Arbeitsbedingungen (§ 39 Abs. 4 AufenthG).
Richtige Angaben: Unrichtige, unvollständige oder verspätete Angaben im Zustimmungsverfahren sind eine Ordnungswidrigkeit (§ 404 Abs. 2 Nr. 5 SGB III). Wer Ausländerinnen und Ausländer wiederholt zu ungünstigeren Bedingungen beschäftigt, kann nach § 36 Abs. 4 BeschV für bis zu fünf Jahre von Zustimmungen ausgeschlossen werden.

Was im Vertrag selbst stehen sollte, beschreibt unser Beitrag Arbeitsvertrag & Probezeit für ausländische Pflegekräfte.

Schritt für Schritt: vom Angebot zum Visum

Aufenthaltsweg klären: § 18a bei voller Anerkennung, § 16d bei Anerkennung in Deutschland oder Anerkennungspartnerschaft. Ob eine Pflegekraft grundsätzlich in Frage kommt, zeigt der Check: Pflegekraft in Deutschland.
Arbeitsvertrag abschließen; laut Make it in Germany kann er unter dem Vorbehalt der Visumerteilung unterschrieben werden.
Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis ausfüllen, bei § 16d mit Zusatzblatt A, unterschreiben und an die Pflegekraft weiterleiten.
Optional: Vorabzustimmung bei der ZAV oder beschleunigtes Fachkräfteverfahren über die Ausländerbehörde.
Visumantrag der Pflegekraft bei der deutschen Auslandsvertretung; die Behörde holt, soweit noch nötig, die Zustimmung der BA ein.
Nach der Ankunft: Kopie des Aufenthaltstitels zur Personalakte, Einarbeitung und Anerkennungsmaßnahmen planen. Hilfreich dazu: Die ersten 90 Tage in Deutschland.

Wie lange der gesamte Prozess realistisch dauert: 4–8 Monate: realistischer Zeitplan einer Vermittlung.

Aus welchen Ländern?

Private Vermittlung und Anwerbung von Gesundheitsfachkräften ist nach § 38 BeschV nur aus Staaten zulässig, die nicht in der Anlage zur Beschäftigungsverordnung (WHO-Liste) stehen. Pflegekräfte aus diesen Staaten können sich weiterhin selbst bei Arbeitgebern bewerben. Mehr dazu auf unserer Seite Qualität & Ethik.

Wie unterstützt Berlin Tehran Einrichtungen?

Wir begleiten Kliniken und Pflegeeinrichtungen in einem transparenten 8-Schritte-Prozess: von der Bedarfsanalyse über Auswahl und Interviews und die Vorbereitung der Unterlagen bis zur Integration, mit bis zu 90 Tagen Begleitung nach Ankunft. Unser Sitz ist in Hamburg, unser Team im Iran betreut die Kandidatinnen und Kandidaten vor Ort. Auf Erstanfragen antworten wir in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis unterschreibt Ihre Einrichtung selbst, und alle Entscheidungen über Zustimmung, Anerkennung und Visum treffen die Behörden. Überblick für Arbeitgeber: Pflegekräfte aus dem Ausland einstellen · Für Einrichtungen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wer füllt die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis aus?

Der Arbeitgeber oder eine von ihm bevollmächtigte Person füllt das Formular aus und unterschreibt es. Damit bestätigt die Einrichtung verbindlich das konkrete Arbeitsplatzangebot (§ 18 Abs. 2 Nr. 1 AufenthG) und versichert, dass die Beschäftigung tatsächlich ausgeübt werden soll (§ 18 Abs. 2 Nr. 4a AufenthG).

Wo wird die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis eingereicht?

In der Regel legt die Pflegekraft sie mit dem Visumantrag bei der deutschen Auslandsvertretung oder, wenn sie schon in Deutschland ist, bei der Ausländerbehörde vor. Diese leiten die Angaben zur Prüfung an die Bundesagentur für Arbeit weiter. Für eine Vorabzustimmung reicht der Arbeitgeber das Formular selbst bei der Bundesagentur für Arbeit ein.

Muss der Arbeitsvertrag beigelegt werden?

Nein, nicht automatisch. Laut Formular ist der Arbeitsvertrag nur vorzulegen, wenn die Auslandsvertretung oder Ausländerbehörde ihn gesondert anfordert. Die Angaben im Formular müssen aber dem Inhalt des Arbeitsvertrags entsprechen.

Wie lange dauert die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit?

Die Zustimmung gilt als erteilt, wenn die Bundesagentur für Arbeit der anfragenden Stelle nicht innerhalb von zwei Wochen mitteilt, dass Informationen fehlen; im beschleunigten Fachkräfteverfahren nach § 81a verkürzt sich die Frist auf eine Woche (§ 36 Abs. 2 BeschV). Für eine Vorabzustimmung nennt das Bundesportal eine Bearbeitungsdauer von 4 bis 6 Wochen.

Wie lange gilt eine Vorabzustimmung?

Laut Bundesagentur für Arbeit gilt die Vorabzustimmung 9 Monate ab Ausstellung. In dieser Zeit muss das Visum oder der Aufenthaltstitel erteilt werden, sonst werden die Voraussetzungen erneut geprüft.

Wann brauche ich das Zusatzblatt A?

Wenn die Pflegekraft mit einem Aufenthaltstitel nach § 16d AufenthG einreist, also zur Anerkennung (zum Beispiel für einen Anpassungslehrgang) oder im Rahmen einer Anerkennungspartnerschaft. Das Zusatzblatt A fragt unter anderem nach der Anerkennungsbehörde, dem Bescheid, einem Weiterbildungsplan und den Deutschkenntnissen.

Welche Pflichten hat der Arbeitgeber nach der Einstellung?

Er muss prüfen, ob der Aufenthaltstitel die Beschäftigung erlaubt, für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie aufbewahren und der Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen mitteilen, wenn die Beschäftigung vorzeitig endet (§ 4a Abs. 5 AufenthG). Auf Anforderung muss er der Bundesagentur für Arbeit innerhalb eines Monats Auskunft zu Entgelt, Arbeitszeit und Arbeitsbedingungen geben (§ 39 Abs. 4 AufenthG).

Wie unterstützt Berlin Tehran Einrichtungen dabei?

Wir begleiten Einrichtungen in einem transparenten 8-Schritte-Prozess, bereiten die Unterlagen mit den Kandidatinnen und Kandidaten vor und begleiten die Pflegekräfte bis zu 90 Tage nach Ankunft. Unser Sitz ist in Hamburg, unser Team im Iran betreut die Kandidatinnen und Kandidaten vor Ort. Auf Erstanfragen antworten wir in der Regel innerhalb von 48 Stunden. Das Formular unterschreibt die Einrichtung selbst, und alle Entscheidungen treffen die Behörden.

Quellen (Stand: Oktober 2026)

Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Entscheidungen der zuständigen Behörden und die jeweils aktuelle Rechtslage.